Tìm hiểu về tổ chức sự kiện và đánh giá sự thành công của sự kiện

Tổ chức sự kiện là thuật ngữ khá phổ biến trong những năm vừa, hầu như mọi doanh nghiệp và cơ quan đều biết tới. Vậy làm sao để tổ chức sự kiện thành công?

Tổ chức sự kiện là một trong những dịch vụ phổ biến trong những năm gần đây, nó giúp đưa thương hiệu hoặc sản phẩm của doanh nghiệp đến với khách hàng một cách nhanh nhất. Tổ chức sự kiện thành công và tổ chức sự kiện hiệu quả là hai khái niệm có nhiều khác biệt. Việc đánh giá sự thành công của hoạt động tổ chức sự kiện có thể dễ dàng đo lường bằng số lượng người tham gia và những ý kiến đánh giá mức độ hài lòng... Tuy nhiên, sẽ rất khó để đánh giá mức độ hiệu quả của hoạt động tổ chức sự kiện. Vậy  bạn hiểu như thế nào là tổ chức sự kiện không? Những yếu tố để xác định sự “hiệu quả” cho event là gì? Cùng nhau tìm hiểu trong phần dưới đây nhé!

Bạn hiểu như thế nào là tổ chức sự kiện?

Nhiều người nghĩ việc tổ chức sự kiện chỉ cần đưa sản phẩm là sẽ đến với khách hàng ngay. Tuy nhiên không phải việc gì cũng đơn giản đến thế, tùy vào mục đích của doanh nghiệp mà tổ chức sự kiện cho phù hợp. Tổ chức sự kiện là một hoạt động bao gồm các hình thức như tổ chức hội nghị, hội thảo, triển lãm,…. Từ đó, bạn có thể gửi thông điệp đến với khách hàng một cách nhanh nhất.

Để có một sự kiện thành công thì đơn vị tổ chức phải theo dõi và hoàn thành các hạng mục diễn ra trong sự kiện. Từ khi bắt đầu hình thành ý tưởng cho đến khi kết thúc sự kiện đó.

Vậy bạn có biết tổ chức sự kiện bao gồm lĩnh vực gì không?

Tổ chức sự kiện là một cụm từ diễn tả khá rộng, nó bao gồm hầu hết các lĩnh vực trong đời sống như:

  -  Business events: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh

  -  Corporate events: Các hoạt động sự kiện của doanh nghiệp như các ngày lễ kỷ niệm, sự kiện tri ân, tiệc cuối năm,…

  -  Sports events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao

  -  Exhibition events: Các sự kiện triển lãm, trưng bày, giới thiệu sản phẩm,…

  -  Sales events: Các sự kiện liên quan đến buôn bán hàng hóa

  -  Festival events: Sự kiện liên hoan, lễ hội

  -  Concert events: Các sự kiện hòa nhạc, đêm nhạc hòa tấu

  -  Entertainment events: Các sự kiện hoạt động mang tính chất giải trí

  -  Movie events: Các hoạt động sự kiện phim ảnh

  -  Workshop event: Sự kiện hội thảo, hội nghị

  -  Product brand events: Các hoạt động sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm

Tổ chức sự kiện thành công như thế nào?

Hiệu quả trong việc triển khai hoạt động xuất sắc

Việc chuyển đổi một hoạt động tổ chức sự kiện từ những kế hoạch trên bản thảo đến hiện thực là một quá trình cộng hưởng vô cùng phức tạp, đòi hỏi sự kết hợp ăn ý của một bộ máy tổ chức chuyên nghiệp, từ những người làm ý tưởng, thiết kế, sản xuất đến ekip lắp đặt, nhân sự triển khai và cả đạo diễn chương trình…

Việc chuẩn bị đầy đủ Timeline, Checklist, theo dõi từng chi tiết thật tỉ mỉ, sẵn sàng những kế hoạch quản lý rủi ro và phương án dự phòng sẽ đảm bảo cho sự kiện diễn ra suôn sẻ đến mức hoàn hảo, tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí thực hiện.

Hiệu quả trong việc phối hợp truyền thông để tối ưu sự lan tỏa

Tổ chức sự kiện thường được sử dụng như một điểm nhất trong kế hoạch truyền thông tích hợp. Nhiệm vụ của các sự kiện là tạo ra các tư liệu, làm phong phú thêm cho hoạt động truyền thông, nhằm tối ưu hóa sự lan tỏa các thông điệp của các chiến dịch truyền thông.

Một kế hoạch truyền thông đi kèm event đều gồm 3 giai đoạn: Pre-event, In-Event, Post-Event để tạo hiệu ứng mạnh mẽ với thị trường và cộng đồng khách hàng mục tiêu.

Việc so sánh chi phí đầu tư cũng chỉ mang tính chất tương đối trong hoạt động tổ chức sự kiện, vì mỗi ý tưởng khác nhau sẽ có những cách thức triển khai và mức độ đầu tư khác nhau, và tất nhiên, hiệu ứng truyền thông cũng có thể khác nhau. Điểm cần lưu ý là chi phí thấp không đồng nghĩa với chi phí đầu tư hiệu quả.

Cách tương đối trong việc tính toán hiệu quả chi phí là bám sát theo các mục tiêu đề ra từ đầu cho event, và lựa chọn các ý tưởng có khả năng tốt nhất để đạt đến KPIs.

Vai trò của tổ chức sự kiện là gì?

  -  Tổ chức sự kiện chủ yếu phục vụ các hoạt động PR, marketing, gia tăng khách hàng, nâng cao uy tín thương hiệu. Đôi khi tổ chức sự kiện nhằm mục đích bàn hàng hoặc hội họp, giải trí lễ kỷ niệm, tiệc tân niên, gala dinner. Tổ chức sự kiện được tạo ra chủ yếu để thu hút được sự quan tâm của công chúng và đối tượng mục tiêu sự kiện muốn hướng đến.

  -  Tổ chức sự kiện có vai trò là một công cụ quan trọng trong hoạt động quảng bá thương hiệu, sản phẩm. Nó chỉ đứng sau các hoạt động như quảng cáo và nghiên cứu thị trường.

  -  Doanh nghiệp tổ chức event chủ yếu nhằm đánh bóng tên tuổi cho thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ. Qua đó, tiếp cận được khách hàng mục tiêu và thúc đẩy doanh số bán hàng. Sự kiện thành công sẽ tạo ra những tác động truyền thông hiệu quả. Ngược lại nếu thất bại, nó sẽ làm giảm giá trị thương hiệu trên thị trường.

Công ty TNHH giải trí và tổ chức sự kiện Time Star

Địa chỉ: Nhà 109, Ngõ Thổ Quan, Phường Thổ Quan, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội
Phone: 0974809908
Email: timestarmediart@gmail.com