Bạn đang cảm thấy khó khăn vì chưa có kinh nghiệm tổ chức sự kiện? Làm thế nào để xây dựng được một sự kiện hoàn hảo? Qua bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ gửi đến bạn các kinh nghiệm tổ chức chương trình mà chúng tôi đã tổng hợp được.

1. Lựa chọn mục tiêu sự kiện, ấn định thời gian và địa điểm rõ ràng

Tùy từng mục đích của sự kiện và mục tiêu đối tượng khách hàng sẽ có kế hoạch tổ chức khác nhau. Doanh nghiệp cần xác định rõ ngay từ đầu: khách mời tham gia sự kiện thuộc tầng lớp nào, mục tiêu sự kiện là mở rộng thị trường hay tìm kiếm khách hàng tiềm năng.

Nhiều đơn vị tự tổ chức sự kiện thường coi nhẹ yếu tố ấn định địa điểm tổ chức dẫn đến “hoảng loạn” vì sát ngày sự kiện diễn ra không còn địa điểm như mong đợi. Đặc biệt, với những sự kiện tổ chức ngoài trời bạn nên thống nhất chi tiết với đơn vị cho thuê địa điểm và dự phòng thời tiết xấu có thể xảy ra.

2. Lên kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể, luôn lập kế hoạch dự trù

Kế hoạch tổ chức sự kiện luôn cần rất nhiều công việc tỉ mỉ nên người tổ chức sự kiện nên vạch ra những tình huống bất ngờ có thể xảy ra và đưa ra kế hoạch giải quyết nếu có. Chẳng hạn khi trời mưa, cần chuẩn bị thêm phông bạt, thêm ô nếu khách mời cần đi bộ để di chuyển. Khi có kế hoạch dự trù, công việc sẽ được kiểm soát và xử lý nhanh chóng hơn.

3. Xác định rõ ngân sách giới hạn cho sự kiện

Người tổ chức sự kiện phải lên danh sách tất cả các hạng mục cần thiết để sự kiện diễn ra tốt đẹp. Đừng ngại ngần tham khảo giá cả từ nhiều nhà phân phối khác nhau để có dịch vụ trang trí, thực phẩm, nước uống và hoa sự kiện tối ưu chi phí. Những tính toán chi tiết luôn là giải pháp cứu cánh cho ngân sách khỏi bàn lạm chi trông thấy.

4. Chú ý vào từng chi tiết nhỏ nhất

Những sự kiện quan trọng không thể bỏ qua công việc gửi thư mời, lên chi tiết danh sách khách mời. Hãy luôn giữ liên lạc với khách hàng trong suốt quá trình tổ chức sự kiện, gọi điện trước cho khách hàng để xác nhận và dự trù số lượng người tham gia.

Một điểm cộng với đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là luôn quan tâm tới công việc “hậu sự kiện”. Bạn nên gửi thư cảm ơn tới khách mời tham dự chương trình, có thể kèm theo những tấm ảnh của họ tại sự kiện sẽ tạo thiện cảm cho khách hàng.

5. Thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Thuê đơn vị tổ chức là cách mà nhiều công ty lựa chọn để sự kiện diễn ra được quản lý sát sao và thành công.

Tuy nhiên, khi chọn thuê đơn vị tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần quan tâm tới nhiều tiêu chí để chọn được công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín. Những tiêu chí này bao gồm:

- Ý tưởng kịch bản sáng tạo, mới lạ.

- Kế hoạch tổ chức được chuẩn bị chi tiết, có đề xuất kế phương án dự trù.

- Nên chọn đơn vị tổ chức sự kiện hỗ trợ thiết kế, in ấn logo, poster, tờ rơi, thư mời chuyên nghiệp.

- Luôn cập nhật xu hướng mới để tổ chức sự kiện mới mẻ, thu hút.

Để tổ chức sự kiện thành công cần phải quan tâm tới rất nhiều yếu tố. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Time Star sẽ nhiệt tình tư vấn và tổ chức sự kiện theo phong cách riêng của bạn.