Tổ chức sự kiện gặp mặt, hội họp cần chuẩn bị những gì?

Giao lưu là sự tiếp xúc, gặp gỡ, trao đổi qua lại giữa hai hay nhiều đơn vị với nhau nhằm học tập, giải trí, hiểu biết lẫn nhau…, tăng cường hơn nữa mối đoàn kết hữu nghị giữa các đơn vị. Giao lưu có rất nhiều hình thức thể hiện như: thông qua một kỳ trại, một buổi đấu bóng đá, bóng chuyền… tổ chức một sự kiện, một buổi công ty chuyên tổ chức hội thảo, trao đổi. Bài viết sau đây sẽ chia sẻ cho bạn những điều cần lưu ý khi tổ chức gặp mặt, hội họp.

Thời gian địa điểm, thành phần tham dự

• Lựa chọn thời gian phù hợp, nên chọn ngày sau khi mọi thứ đang dần trở lại công việc
• Ngày tổ chức nên phù hợp, để khách mời, thành viên đều có thể tham dự
• Lựa chọn địa điểm theo quy mô bữa tiệc, mức kinh phí tránh lãng phí hay thiếu xót
• Lên danh sách khách mời, đối với những khách mời quan trọng nên dùng thiệp,… Với những nhan viên công ty quản lý, giám đốc nên trực tiếp tới các phòng ban để có đôi lời tạo sự gần gũi, tôn trọng nhân viên

Chuẩn bị kịch bản chương trình

• Kịch bản cho chương trình gặp mặt đầu năm nên lựa chọn công ty sự kiện để được hỗ trợ những cập bản mới nhất, hay đơn giản bạn muốn xây dựng kịch bản theo ý của công ty cũng sẽ được hỗ trợ từ các công ty sự kiện
• Chủ đề phù hợp với hoạt cảnh
• Nội dung có thể lựa chọn tổ chức tiệc, hay tiệc trà cùng các trò chơi, tiết mục xoay quanh
• Những gì diễn ra phải thể hiện một thông điệp xuyên suốt, gắn liền hình ảnh doanh nghiệp, gắn kết mọi người

Trang trí sân khấu, hội trường là bộ mặt của tiệc gặp mặt đầu xuân

• Tùy theo xu hướng, yêu cầu của doanh nghiệp, bạn có thể bố trí sắp xếp không gian trở nên đầy màu sắc, tạo sự hưng phấn, khí thế hoặc trang trí theo sự trang trọng lịch sự, hay phong cách đơn giản tinh tế
• Tông màu chủ đạo nên lựa chọn như đỏ – vàng, trang trí cùng hoa, bóng, thảm đỏ,.. hoặc trắng sinh thể hiện sự trang nhã, tinh tế cho tiệc

Nhân sự phục vụ sự kiện

• Nên thuê nhân sự phục vụ chuyên nghiệp tại các nơi có uy tín
• Cần chuẩn bị đủ nhân sự, tránh sự thiếu xót dẫn đến các tình huống khó xử với khách mời
• Đội ngũ pg, lễ tân đón khách cùng đại doanh nghiệp, hỗ trợ giúp đỡ khách trong và ngoài hội trường, sân khấu
• Bộ phận an ninh đảm bảo an toàn, hướng dẫn khách hướng đi, chỗ để xe, dẫn khách tới bàn lễ tân…
• Bộ phận phục vụ tiệc đảm bảo chất lượng tiệc, phục vụ tiệc đúng giờ, bố trí người phục vụ tại các bàn..
• Các nhân viên chờ trong hội trường hướng dẫn khách khi có yêu cầu
• Mc dẫn dắt chương trình, khéo léo chuyên nghiệp nên thuê tại các công ty sự kiện để đảm bảo chất lượng
• Các nhóm múa, các tiết mục nghệ thuật, ca sĩ biểu diễn đan xen nhau theo kịch bản chương trình, lời dẫn của Mc

Để nhận báo giá tổ chức sự kiện, dịch vụ lễ ra mắt mỹ phẩm, tổ chức gặp mặt, hội họp, hội thảo... và các dịch vụ khác tại Time Star, mời quý khách liên hệ theo địa chỉ sau:

Công ty TNHH giải trí và tổ chức sự kiện Time Star

Địa chỉ: Nhà 109, Ngõ Thổ Quan, Phường Thổ Quan, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội
Phone: 0974809908
Email: [email protected]