Những lưu ý khi tổ chức hội thảo, hội nghị cần nắm rõ

Một sự kiện Hội thảo là cơ hội để các công ty, doanh nghiệp cùng nhau đối thoại, tìm hiểu ý kiến từ các nhà đầu tư. Từ đó, nhằm duy trí mối quan hệ với khách hàng hiện nay, cũng như tìm kiếm, thăm dò ý kiến những khách hàng tiềm năng trong tương lai sau này.

Mục đích của sự kiện là tạo sự cạnh tranh lành mạnh giữa các doanh nghiệp, cũng như gặp gỡ, giao lưu với các đối tác, nhà đầu tư nhằm xây dựng hình ảnh thương hiệu và đẩy mạnh các mối quan hệ.

Vì vậy, một buổi hội thảo được tổ chức thành công chắc chắn sẽ mang lại nhiều kết quả tốt đẹp cho các công ty, doanh nghiệp.

Time Star cung cấp cho bạn những lưu ý cần chú ý khi tổ chức hội thảo để đạt kết quả tốt nhất.

Xác định thời gian tổ chức sự kiện

Đối tượng hướng tới trong một sự kiện hội thảo luôn là những lãnh đạo, quản lý đến từ các công ty, doanh nghiệp khác nhau, nên việc lựa chọn thời gian tổ chức phù hợp là cần thiết.

Thời gian tổ chức nên được chọn vào cuối tuần bởi vì đây là lúc mọi người thảnh thơi, có nhiều thời gian để đi dự hội thảo. Công ty, doanh nghiệp cũng nên lưu ý ngày cuối tuần mọi người thường có xu hướng thức dậy muộn vào buổi sáng. Để tránh làm phiền thì khung giờ hợp lý nhất để tổ chức sự hiện là từ 14h – 16h chiều.

Địa điểm tổ chức

Các công ty, doanh nghiệp nên chọn địa điểm dễ tìm, giao thông thuận tiện để các khách mời, khách hàng dễ tìm đến.

Có thể là đặt tại các công ty cung cấp dịch vụ, khách sạn, trung tâm hội nghị, hội thảo,… Nhưng cần chú ý địa điểm đó có đủ khả năng tổ chức sự kiện với quy mô số lượng lớn người tham dự hoặc phù hợp với số lượng dự tính.

Dù đặt địa điểm ở đâu thì công ty, doanh nghiệp cần đảm bảo thiết bị âm thanh ánh sáng đầy đủ, cách trang trí theo đúng chủ đề, bàn ghế cho khách hàng ngồi ổn định, thoải mái để truyền đạt thông điệp một cách tốt nhất.

Xây dựng kịch bản chương trình

Để có một hội nghị khách hàng thành công thì việc chuẩn bị kịch bản không thể sơ sài. Một kịch bản không tốt có thể dẫn đến nhiều hệ quả xấu cho buổi tổ chức hội thảo của công ty, doanh nghiệp. Như khách hàng cảm thấy chán, không tập trung khiến buổi sự kiện trở nên không được suôn sẻ,… Một kịch bản chương trình, cũng không thể thiếu một lời dẫn hay của MC.

Chính vì thế nội dung trong kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng phải được lên sẵn phần nào diễn trước phần nào diễn sau, điểm nhấn ở đâu nhằm tri ân khách hàng, gây ấn tượng và truyền đạt thông điệp cho khách hàng nắm bắt.

Sắp xếp, điều phối công việc

Việc chuẩn bị, sắp xếp này rất quan trọng, ban tổ chức nên cần phân chia công việc phù hợp với từng bộ phận : Phân công nhiệm vụ, trách nhiệm rõ ràng cho từng người; Lập bảng kế hoạch tiến độ thường xuyên kiểm tra, giám sát; Lập tổ hoạt động chia thành nhóm nhỏ để thực hiện :

• Phụ trách giấy mời, gửi thư mời đến tay khách hàng.
• Setup hội trường, chuẩn bị quà tặng, phương tiện giao thông.
• Tiếp, đón khách, đưa khách vào hội trường, hướng dẫn ổn định chỗ ngồi cho khách hàng.

Trước khi gửi thư mời cần thống kê số lượng khách mời, khách hàng cụ thể, bao gồm những ai có thể tham dự. Thư mời cần được gửi trước sự kiện từ 4 đến 7 ngày và trong nội dung cần ghi rõ nội dung, địa điểm chi tiết.

Chuẩn bị, chạy thử chương trình

Chuẩn bị, setup trước cho sự kiện từ 1 đến 2 ngày để tránh bất ngờ và vội vàng. Công việc bao gồm:

• Bố trí vị trí cửa ra vào.
• Treo khẩu hiệu chào mừng.
• Đặt sẵn bản chỉ dẫn khách mời để đi lại dễ dàng.
• Trưng bày sản phẩm của công ty, doanh nghiệp.
• Treo slogan, khẩu hiệu chính lên sân khấu.
• Treo logo của công ty, doanh nghiệp.

Ngoài ra sẽ có các công việc khác chuẩn bị cho khách mời như quà tặng cho khách, ghi hình giới thiệu sản phẩm. Chạy thử chương trình trước 1 ngày để tìm hiểu những vướng mắc, rủi ro. Từ đó, giải quyết nhanh chóng và hiệu quả.

Công ty TNHH giải trí và tổ chức sự kiện Time Star

Địa chỉ: Nhà 109, Ngõ Thổ Quan, Phường Thổ Quan, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội
Phone: 0974809908
Email: timestarmediart@gmail.com