Những điều cần lưu ý để tổ chức lễ khai trương văn phòng hiệu quả, chuyên nghiệp

Việc tổ chức lễ khai trương văn phòng là điều thiết yếu của doanh nghiệp. Thế nhưng làm sao để buổi lễ khai trương văn phòng đạt được hiệu quả và chuyên nghiệp? Hãy cùng với Time Star tìm hiểu xem những lưu ý để tổ chức lễ khai trương văn phòng ngay sau đây.

Lợi ích của việc tổ chức lễ khai trương văn phòng

Không chỉ bởi niềm vui, niềm phấn khích trong ngày đầu tiên, việc tổ chức lễ khai trương văn phòng làm việc còn đem lại nhiều lợi ích khác:

• Đánh dấu bước khởi đầu của 1 công việc.
• Công việc sẽ suôn sẻ, thuận buồm xuôi gió (theo ý nghĩa về mặt tâm linh)
• Tạo tiếng vang, là một dip để quảng bá thương hiệu rất hiệu quả, đặc biệt là sẽ thu hút được nhiều người dân xung quanh (có thể là những khách hàng tiềm năng mới).
• Về đối ngoại, đây là dịp để doanh nghiệp thắt chặt mối quan hệ với những đối tác, khách hàng lớn, cũng như mở rộng quan hệ với các đối tác và khách hàng tiềm năng.
• Về đối nội, các hoạt động tổ chức lễ khai trương sẽ giúp nhân viên thêm gắn kết hơn, nâng cao tinh thần và trách nhiệm của thành viên công ty.

Nhũng lưu ý khi tổ chức sự kiện khai trương

Chi phí ngân sách

Hãy tính toán tối ưu những gì bạn sẵn sàng bỏ ra, và xem xét mục đích và độ quan trọng. Thông thường sẽ có các chi phí về:

• Bàn ghế, các đồ vật trang trí
• Đồ ăn, đồ uống
• Sự kiện giải trí
• Đồ vật cúng
• Bảng hiệu, bộ nhận diện thương hiệu
• Các phương thức truyền thông, quảng cáo, marketing

Chuẩn bị thiệp mời, giấy mời, email thông báo

Để đảm bảo và kiểm soát được số lượng khách đến dự tiệc, hãy viết những tấm thiệp mời có sức thuyết phục với những điều mới mẻ, độc đáo. Hãy cho họ thấy được họ sẽ có lợi ích gì khi tham dự buổi lễ khai trương, và đối với chúng ta, họ quan trọng đến mức nào

Đặc biệt là đối với các khách hàng, đối tác lớn và tiềm năng, vừa phải đưa họ những tấm thiệp mời vừa phải đến trực tiếp để gặp họ và nói chuyện. Trường hợp ở xa thì ít nhất cũng hãy gọi điện thoại và trao đổi trực tiếp với họ.

Quảng cáo, marketing, truyền thông

Làm sao để tạo được marketing hiệu quả nhất? Đối tượng tiếp cận là ai? Hình thức truyền thông nào sẽ tiếp cận tốt nhất đối với những đối tượng đó?

Hãy xây dựng một câu chuyện, nhưng vẫn phải lồng ghép với các mục đích giới thiệu văn phòng, sản phẩm, câu chuyện của bạn sẽ được ghi nhớ đi kèm với những thông tin bạn muốn truyền tải.

Các phương tiện truyền thông cần được thực hiện trước đó ít nhất vài tuần theo nguyên tắc là:

• Văn bản hấp dẫn, thể hiện rõ công việc và sự khác biệt của văn phòng.
• Có những hastag liên quan.
• Hình ảnh đẹp, độc đáo, thu hút sự chú ý.
• Có nhiều video thể hiện nội dung công việc của văn phòng.

Những ưu đãi ngày khai trương

Những ưu đãi đặc biệt trong ngày khai trương văn phòng. Hãy đưa ra những ưu đãi, chính sách đặc biệt nếu khách hàng và đối tác ký kết hợp đồng trong những ngày đầu khai trương.

Hãy cho họ thấy lễ khai trương là một cơ hội đặc biệt để họ tham quan và tìm hiểu sâu về thông tin cũng như hoạt động của văn phòng. Đây sẽ là lý do chinh để những khắp mời đến tham dự buổi lễ khai trương của văn phòng bạn.

Công đoạn chuẩn bị, lên kế hoạch

Các khâu chuẩn bị, lên kế hoạch và dựng khung chương trình là điều quan trọng, chiếm tới 70% thành công của một sự kiện. Để hoàn thành bước này hiệu quả, đơn vị sự kiện Time Star sẽ trao đổi trực tiếp với khách hàng, tham khảo ý kiến đưa ra các gợi ý để khách hàng lựa chọn.

• Cụ thể về ưu điểm nhược điểm từng nội dung
• Dự trù chi phí, phương pháp tối ưu chi phí
• Chi tiết nội dung kế hoạch, timeline, kịch bản
• Dự trù các sự cố có thể xảy ra
• Đưa ra các lựa chọn về nhân sự và trang thiết bị

Khách hàng có nhu cầu khai trương văn phòng, dịch vụ khai trương spa, thẩm mỹ... và các dịch vụ khách, vui lòng liên hệ:

Công ty TNHH giải trí và tổ chức sự kiện Time Star

Địa chỉ: Nhà 109, Ngõ Thổ Quan, Phường Thổ Quan, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội
Phone: 0974809908
Email: [email protected]