4 sai lầm hay mắc phải khi tổ chức sự kiện không chuyên nghiệp

Event là từ chung đối với các sự kiện được tổ chức với mục đích như họp mặt, giới thiệu sản phẩm, truyền thông…. Bản chất của việc tổ chức event luôn cần sự đầu tư kỹ lưỡng trong khâu lên kế hoạch. Event quy tụ rất nhiều khách mời tham gia nên chỉ một sai lầm nhỏ cũng sẽ gây mất lòng khách mời. Chính vì thế việc giảm thiểu tối đa các sai lầm cũng là một bước quan trọng cần lưu ý.

Những sai lầm hay mắc khi tổ chức sự kiện

Lựa chọn địa điểm

Địa điểm là một nhân tố ảnh hưởng tới chất lượng tổ chức event. Với sự tham gia của một lượng lớn khách mời thì địa điểm tổ chức cần thuận lợi cho quá trình đi lại của khách. Các địa điểm quá xa, địa điểm nằm trên những cung đường xấu sẽ khiến khách cảm giác khó chịu trong quá trình đi đến địa điểm đây là một sai lầm trong tổ chức event thường gặp. Và đôi khi không thể tránh khỏi, nhất là vào những thời điểm việc thuê địa điểm gặp khó khăn.

Việc chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp và sang trọng thường cách xa thành phố. Hoặc nằm tại những cung đường đông người qua lại. Để khắc phục và khiến khách mời không phàn nàn. Bạn cần báo sớm về địa điểm để khách có kế hoạch di chuyển hợp lý.

Chăm sóc khách hàng

Sự thiếu chuyên nghiệp đôi khi thể hiện ở những tình huống nhỏ nhặt mà chúng ta không thể ngờ tới. Tại một số quốc gia trên thế giới sai lầm trong tổ chức event này được xem như thiếu tôn trọng khách mời, là điều khiến khách mời mất lòng nhất. Để tránh mắc phải sai lầm này, bạn cần có sự tập rượt và training nhân viên trước.

Để không gặp phải những rắc rối về mặt kỹ thuật cũng như nguồn nhân sự, làm phật lòng khách hàng. Nếu như sự cố là bất khả kháng, hãy chân thành xin lỗi khách mời. Để thể hiện sự trân trọng và cầu thị của ban tổ chức. Điều này sẽ giúp khách không mất lòng khi tham gia sự kiện. Có như vậy sự kiện mới có thể diễn ra suôn sẻ và thành công. Luôn chuẩn bị các khâu thật tốt, các phương án phòng trừ ngay từ những khâu đầu tiên.

Chuẩn bị kịch bản

Với các buổi event, sự chuyên nghiệp trong chuẩn bị kịch bản là khâu quan trọng cần được đầu tư kỹ lưỡng. Kịch bản quá dài dòng, phát biểu lê thê là một trong những sai lầm tổ chức event thường gặp. Khi thuyết trình hay phát biểu. Việc diễn giả nhìn vào tờ giấy hay chiếc điện thoại làm khách hàng vô cùng phật lòng. Điều này khiến khách mời cảm thấy uể oải, nhàm chán và có phần khó chịu nếu phải chịu đựng trong một thời gian dài.

Để tránh lỗi này, đơn vị tổ chức cần có sự đầu tư, tham khảo cách xây dựng kịch bản chuyên nghiệp, tính thời gian hợp lý, có kế hoạch tổ chức event hợp lý. Cũng như tạo điểm nhấn cho buổi event, speaker nên chủ động tạo hiệu ứng eye-contact để không gây khó chịu cho khách mời. Đối với bài phát biểu cần được soạn thảo chuyên nghiệp, cô đọng, súc tích. Để vừa có thể truyền tải nội dung tới khách mời, vừa không gây sự mệt mỏi cho người nghe.

Người dẫn chương trình (MC) chưa phối hợp nhịp nhàng

Khi tổ chức event thì người dẫn chương trình đôi khi cũng sẽ gây ra các tình huống dở khóc và dở cười. Thông thường thì bên tổ chức chương trình sẽ gửi một bài nói đã được biên soạn trước cho MC cách đó vài ngày để MC có thể đọc và tập sao cho nhuần nhuyễn.

Đôi khi người dẫn chương trình lại quá tự tin vào khả năng của mình mà không cần phải xem trước. Nhưng cũng có những trường hợp MC lại chỉ nhận được bài nói của mình cách đó vài tiếng và thậm chí là ngay khi chương trình bắt đầu. Điều này sẽ dẫn tới hậu quả là người dẫn nói một hướng, chương trình chạy một phương.

Tại một event mà được tổ chức chuyên nghiệp thì người ta cũng sẽ tính tới những giải pháp xử lý khủng hoảng bất ngờ. Theo đó, thì người tổ chức sẽ phải dự đoán được các tình huống xấu nào có thể sẽ xảy ra và cách thức giải quyết cụ thể theo từng trường hợp sẽ ra sao. Làm như vậy thì sẽ hay hơn so với việc cố gắng để tổ chức event hoàn thiện và tránh không để xảy ra bất cứ một sơ suất nào.

Trên thực tế, thì đây cũng là điều không thể và có khi sẽ phản tác dụng, bởi vì càng cố chu toàn mọi mặt thì sẽ lại càng dễ mắc sai lầm.

Những sai lầm tổ chức event đã được nêu ra cùng với cách khắc phục mà Time Star chia sẻ. Mong rằng sẽ giúp ích cho quý bạn đọc trong việc tổ chức thành công event. Tránh những điều đáng tiếc gây mất lòng khách dẫn đến buổi event không được hiệu quả mong muốn. Nếu có nhu cầu hay thắc mắc về các dịch vụ tổ chức sự kiện, tổ chức sự kiện mỹ phẩm... hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được giải đáp miễn phí.

Công ty TNHH giải trí và tổ chức sự kiện Time Star

Địa chỉ: Nhà 109, Ngõ Thổ Quan, Phường Thổ Quan, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội
Phone: 0974809908
Email: [email protected]